Opleidingssubsidies en de AVG

De invoering van de Algemene Verordening Gegevensverwerking brengt voor bedrijven een grote verantwoordelijkheid met zich mee. De persoonsgegevens die u van uw medewerkers heeft verzameld moeten goed beschermd zijn en mogen niet zomaar met derden gedeeld worden. Wanneer u subsidie wilt aanvragen voor een opleiding die door een van uw medewerkers is gevolgd, dan is het echter noodzakelijk om gegevens over de betrokken medewerker te verstrekken aan het Groenten en Fruit Groothandelsfonds. Om ervoor te zorgen dat zowel u als werkgever, als wij als fonds voldoen aan de regels die zijn vastgelegd in de AVG hebben wij het aanvraagproces van subsidie aangepast. 

Er is een nieuw declaratieformulier. Wij hebben alle gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de verwerking van de subsidieaanvraag geschrapt. Met name van de betrokken medewerker vragen wij vanaf nu aanmerkelijk minder persoonsgegevens. Zo is het aanleveren van het BSN nummer niet langer gevraagd, evenals de adresgegevens van uw medewerker en of hij een tijdelijk of vast dienstverband heeft. Ook van u als werkgever vragen we minder: Het aanleveren van een betaalbewijs van de opleiding is niet langer verplicht. 

Eén van de bewijsstukken die nog wel aangeleverd moet worden is de loonstrook van de medewerker. Deze loonstrook is verplicht omdat hiermee aangetoond wordt dat de medewerker op het moment dat de opleiding plaats vond bij u in dienst was. Op de loonstrook moeten alle gegevens onleesbaar gemaakt / weggelakt worden, met uitzondering van: naam werkgever, naam werknemer, datum loonstrook, geboortedatum en datum in dienst. Loonstroken die méér persoonsgegevens bevatten dan hier omschreven worden teruggestuurd en niet door ons gearchiveerd.

Een belangrijke voorwaarde om aan de AVG te voldoen is dat het fonds ervoor verantwoordelijk is dat de medewerker van wie wij de persoonsgegevens verwerken daarvan op de hoogte is. Om aan deze voorwaarde te voldoen moet de medewerker in het vervolg de subsidieaanvraag mede ondertekenen. 

Kijk voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door het fonds ook op de pagina Verwerking van persoonsgegevens